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How to Host a Virtual Networking Event in 2023? - Tapni®

So veranstalten Sie im Jahr 2024 ein einzigartiges virtuelles Networking-Event

Eventos de networking virtuales se han vuelto esenciales para que los profesionales conectarse, aprender y ampliar sus redes.

Sin embargo, para albergar uno, debes estar preparado para enfrentar todos los desafíos que viene con él.

Si desea organizar un evento pero se siente perdido, ha venido al lugar correcto.

Sigue leyendo para descubrirlo cómo organizar un evento de networking virtual y superar los desafíos.

¡Vamos a sumergirnos!

¿Cuáles son los principales desafíos al organizar un evento de networking virtual??

1. Problemas técnicos

Los problemas técnicos, incluidos problemas de audio y video, problemas de conectividad a Internet y fallas en la plataforma, pueden alterar la experiencia de networking.

2. Compromiso e interacción 

Eventos virtuales pueden carecer de las interacciones naturales y espontáneas que ocurren en los eventos físicos de networking.

Por lo tanto, alentar a los asistentes a interactuar entre sí, compartir información de contacto e iniciar conversaciones puede resultar más desafiante en línea.

3. Privacidad y seguridad de datos 

Manejar los datos de los asistentes y garantizar la privacidad y la seguridad son primordiales en los eventos de networking virtuales.

4. Selección de plataforma 

Elegir la plataforma de eventos virtuales adecuada que se adapte a las necesidades de su evento de networking es un desafío.

Las diferentes plataformas ofrecen distintas características y capacidades, y encontrar una que se alinee con sus objetivos puede llevar tiempo.

5. Fatiga de las redes

Con la proliferación de eventos en línea, los asistentes pueden sentirse abrumados y menos entusiasmados por asistir a otra reunión virtual.

Así, asegurando que tu evento se destaca y proporciona un valor único es esencial.

Sin embargo, una vez que sabes qué desafíos esperar, prevenirlos o disminuir sus efectos es más fácil.

Y es por eso Es imprescindible una planificación exhaustiva y detallada del evento.. Y eso es lo que te ayudaremos a hacer.

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Diez formas de organizar un evento virtual deslumbrante

1. Defina sus objetivos

Antes de sumergirse en la planificación de eventos, es fundamental definir sus objetivos. Qué es lo que tú esperanza de lograr con tu evento de networking virtual?

  • Edificio relaciones profesionales?
  • Intercambio conocimiento y experiencia?
  • Promoviendo un producto o servicio?
  • Reclutamiento talento?
  • Recaudación de fondos por una causa?

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Sin embargo, Cuidado no caer en la trampa de ser demasiado genérico - Tus objetivos deben ser mensurables y específicos.

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En otras palabras, necesitas puntos de referencia específicos porque de lo contrario no hay nada que medir y comparar.

Finalmente, comprender sus objetivos le ayudará Da forma a cada aspecto de tu evento., desde el formato hasta los asistentes que invites.

2. Elija la plataforma adecuada

Seleccionar la plataforma de eventos virtuales adecuada es primordial y, gracias a la tecnología, puedes elegir entre varias aplicaciones de generación de leads para eventos, herramientas para conferencias, etc.

Cada plataforma viene con su características y capacidades únicas, entonces deberías considerar los siguientes factores al tomar una decisión:

💡 Facilidad de uso para asistentes y anfitriones.

💡 Interacción opciones (videochats, salas de descanso, etc.).

💡 Personalización y marca opciones.

💡 Escalabilidad para acomodar el número esperado de asistentes.

💡 Integración con sistemas de registro y pago (si es aplicable).

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Y si te preguntas cuál es la mejor plataforma de eventos virtuales que existe, dependerá de tus objetivos, pero según el g2 opiniones, el 5 mejores plataformas son:

  1. Eventos Webex (anteriormente Socio)
  2. vFerias
  3. encuentro aéreo
  4. Hubilo
  5. Zoom.

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Si desea consultar más plataformas de redes virtuales que existen, no querrá perderse nuestro blog. Las 10 mejores herramientas para conferencias que se pueden probar en 2023.

3. Planifique la estructura de su evento

La estructura de tu virtual. evento de networking juega un papel importante en su éxito porque proporciona un marco para ver claramente cada aspecto de un evento.

1. Crea una agenda

La agenda es más que un simple cronograma: representan el flujo general de su evento y ayudarle a mantener todos los elementos bajo control.

  • Límite Sesiones de 45 a 60 minutos.
  • Proporcionar 10 minutos se rompe entre sesiones.
  • Programe sus oradores más populares para el comienzo y el final del día.
  • Programe sesiones de networking a la hora del almuerzo.
  • Permita que los asistentes accedan al contenido posterior al evento.

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2. Tipos de sesión

Incorporar una variedad de sesiones, como discursos de apertura, paneles de discusión, talleres y sesiones de networking.

No olvides que el formato debe alinearse con sus objetivos y audiencia.

Por lo tanto, identificar e invitar oradores, presentadores o panelistas que sean expertos en el tema de su evento.

Además, colabore con ellos para crear presentaciones o debates atractivos y garantizar diversidad de perspectivas y voces.

3. Participación de la audiencia

El principal desafío de organizar un evento de networking virtual es garantizar interacción efectiva entre los asistentes.

A diferencia de los eventos presenciales, donde los participantes pueden socializar libremente, intercambiar tarjetas de presentación y entablar conversaciones espontáneas, los eventos virtuales eventos de networking carecen del toque personal de las interacciones cara a cara.

Por lo tanto, tu debe involucrar a la audiencia proporcionando una amplia gama de oportunidades de networking, juegos y actividades para disminuir la fatiga de las redes.

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Cubriremos este segmento con más detalle en un momento, pero en general incorporaremos:

  • Salas de descanso - Utilice salas de trabajo para debates en grupos más pequeños u oportunidades de networking uno a uno.
  • Rompehielos - Iniciar el evento con actividades para romper el hielo o juegos de networking para fomentar la interacción.
  • Sesiones de preguntas y respuestas - Permitir que los asistentes hagan preguntas durante presentaciones o paneles de discusión.
  • Tiempo de networking - Asigne tiempo dedicado a la creación de redes y considere utilizar el emparejamiento de IA para conectar a los asistentes con intereses similares.

ProTip: Las soluciones digitales como Tapni pueden ser de gran ayuda en este caso. Función de reagrupación de Tapni le permite segmentar su audiencia y desarrollar rápidamente las actividades adecuadas para generar participación.

4. Establezca una fecha y duración

Elige una fecha y hora conveniente para su público objetivoy considere las zonas horarias si su audiencia es global.

Además, decida la duración del evento: si se trata de un evento de un día, de varios días o de una serie de sesiones durante varias semanas.

5. Promocione su evento

Incluso si has planeado un evento virtual increíble, tu audiencia todavía necesita saber un poco, ¿verdad??

Es por eso que promocionar su evento es un paso crucial para difundirlo.

Afortunadamente, existen varios canales de marketing que puedes utilizar:

🔥 Sitio web y página de destino - Cree un sitio web o página de inicio dedicado al evento con toda la información necesaria, un breve vídeo introductorio y detalles de registro.

🔥 Medios de comunicación social - Utilice plataformas como LinkedIn, Twitter y Facebook para crear páginas de eventos, compartir actualizaciones e interactuar con asistentes potenciales.

También puedes utilizar hashtags atractivos y relevantes para promocionar aún más tu evento.

🔥 Correo de propaganda - Envíe invitaciones y recordatorios personalizados a su público objetivo. Además, utilícelo como una oportunidad para ofrecer códigos de descuento especiales.

🔥 Asociaciones - Colabore con asociaciones industriales, personas influyentes u otras organizaciones para ampliar su alcance.

Podrían promocionar en sus sitios web, redes sociales, enviar correos electrónicos a su lista de suscriptores, etc.

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6. Involucre a sus asistentes

Iniciar una conversación con un extraño en un entorno virtual puede resultar intimidante para algunos participantes.

Además, sin las señales naturales del lenguaje corporal y la presencia física, romper el hielo puede ser un desafío.

Así, el compromiso es la piedra angular de un exitoso evento de networking virtual.

A continuación se ofrecen algunas ideas para hacer fluir su creatividad:

💡 Vestíbulos virtuales - Son excelentes lugares para que los asistentes se relacionen fuera de la sesión.

💡 Gamificación - Los elementos de gamificación cubren una amplia gama de áreas y temáticas: juegos de trivia, escape rooms virtuales, búsquedas del tesoro, etc.

💡 chats en vivo - Una excelente manera para que los asistentes mantengan la conversación, pero también para que usted responda todas sus preguntas.

 

Tú también puedes abrir el chat antes de la sesión, permitiendo que los asistentes se conozcan y rompan el hielo de una forma más natural.

💡 Redes de velocidad - Agrega un elemento de diversión y dinámica mientras los asistentes se conocen entre sí en un tiempo asignado.

💡 y mucho más.

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Para obtener más ideas interesantes para atraer a su audiencia, visite nuestro blog, Diez ideas de networking virtual que deberías implementar hoy.

Consejo: Intenta crear un evento que ofrece ideas, conexiones u oportunidades valiosas que los asistentes no pueden encontrar en ningún otro lugar.

Consejo profesional: Qué tal si usando códigos QR para ayudar a los asistentes a conectarse mutuamente  

Por ejemplo, pueden configurar el código QR de su perfil digital de Tapni como fondo para que otros asistentes puedan acceder a toda la información relevante de inmediato.

7. Proporcionar soporte técnico

Los problemas técnicos pueden ser un obstáculo para un evento de networking virtual fluido.

Para evitarlo, cuente con un equipo de soporte técnico para ayudar a los asistentes con cualquier dificultad que puedan encontrar, como problemas de inicio de sesión, problemas de audio o navegación en la plataforma.

8. Transmite tu evento

Si está utilizando una plataforma de eventos virtuales, configure los ajustes de transmisión dentro de la plataforma.

Por otro lado, si estás transmitiendo en redes sociales o plataformas para compartir videos, configura el evento en consecuencia, incluidas las configuraciones de privacidad.

Además, no olvides grabar la transmisión en vivo para crear una versión bajo demanda que puedas compartir con los participantes que no pudieron asistir en tiempo real.

9. Seguimiento posterior al evento

No permita que las conexiones de networking se desvanezcan después del evento. Hacer un seguimiento con los asistentes compartiendo recursos, enlaces de grabación e información de contacto.

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Consejo profesional: ¿Sabías que Tapni tiene un función de seguimiento que se conecta a su CRM y actúa como un recordatorio en su teléfono?

10. Analizar y medir

Analice métricas clave, como asistencia, participación y comentarios de los participantes, para evaluar el éxito del evento e identificar áreas de mejora.

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Consejo profesional: Soluciones digitales, como Tapni, vienen con un conjunto de herramientas de análisis para proporcionar información detallada sobre las métricas del evento.

Envolviendolo

Organizar un evento de networking virtual puede ser una forma poderosa de conseguir tus objetivos profesionales o empresariales.

Además, estos eventos son un puente hacia construir conexiones significativas y fomentar el crecimiento profesional en el panorama digital actual.

Y si tu Respalde su evento con soluciones digitales adecuadas., no sólo está disminuyendo los desafíos que puedan surgir, sino que también está creando más oportunidades de networking de calidad.

¿Por qué debería elegir Tapni??

Tapni es una tarjeta de visita digital proveedor que se trata de redes.

Además, Tapni almacena muchas características interesantes bajo su paraguas que pueden ayudarle con eventos de networking y atraer asistentes:

✨ Generación líder Automatización - Recopila y envía los datos de los asistentes directamente a tu CRM, como Hubspot, Salesforce, etc.

✨ Mensajería instantánea - Permite enviar automáticamente un mensaje a todos los asistentes que han visitado tu perfil o se han puesto en contacto contigo.

✨ Funciones de agrupación - Reagrupar a los asistentes y moverlos a otros grupos de ida y vuelta. Además, puedes agregar marcadores o etiquetas para filtrar aún más tus contactos.

✨Enlaces personalizados - Le permite crear una página personalizable para cada nuevo evento.

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✨ Enlaces directos - Muestra solo el perfil de redes sociales que deseas que vean tus nuevos contactos.

✨ Múltiples opciones para compartir - Le permite compartir e intercambiar información por correo electrónico, enlaces, mensajes, etc.

✨ Función de seguimiento - Le permite configurar recordatorios en su teléfono para realizar un seguimiento de sus nuevos contactos, asistentes, etc.

✨Herramientas de análisis y métricas - Mida el ROI en eventos, recompense a los mejores, le permita ver el número de visitas, etc.

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Listo para ver qué más tiene Tapni para ofrecer?

Descarga la aplicación Tapni hoy y descubra cómo es el futuro de las redes.

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