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Aprenda a organizar un evento de networking con estos 9 consejos

¿Estás buscando amplía tu red profesional o hacer crecer tu negocio? 

Organizar un evento de networking es la manera perfecta de conocer gente nueva, compartir ideas y construir conexiones valiosas.

Sin embargo, organizar un evento de networking exitoso requiere cuidadosa planificación y ejecución.

Desde la elección del lugar adecuado hasta la promoción de su evento, existen muchos factores a considerar para asegurarnos de que todo funcione sin problemas.

¡Ahí es donde saltamos!

Compartiremos 9 consejos sobre cómo organizar un evento de networking para que sea agradable y productivo para todos los asistentes.

¡Empecemos!

9 consejos sobre cómo organizar un evento de networking del que todo el mundo hablará

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1. Planifique con anticipación

No hay nada mejor que una buena planificación y este es uno de los pasos cruciales en su preparación porque le permitirá diseñar todos los detalles esenciales y no dejar piedra sin remover.

El primer paso es determinar el propósito de su evento y lo que espera lograr con ello.

¿Está buscando generar clientes potenciales, promocionar su marca o simplemente conectarse con profesionales afines en su industria?  

Una vez que hayas establecido tus metas, comienza pensando en la logística del evento.

Por lo tanto, tenga en cuenta factores como la fecha, hora y lugar del evento.

¿Lo guardará durante el horario comercial o después del trabajo?  

¿Será en un lugar formal o en un ambiente más informal?  

Las respuestas a ambas preguntas tendrán un impacto en cuántos asistentes puede esperar y qué tipo de audiencia atraerá.

Nota: Crear una línea de tiempo que conduce al evento - De esta manera te asegurarás de que todo transcurra sin problemas en la fecha misma.

Por lo tanto, verifique que todos los arreglos necesarios se hagan con suficiente anticipación para que haya sin sorpresas de última hora ni contratiempos.

2. Elija el lugar adecuado o una plataforma virtual

Independientemente de si organiza un evento virtual o presencial, deberá encontrar el mejor lugar o una plataforma.

Elegir el lugar adecuado

Elegir el lugar adecuado es crucial cuando se organiza un evento de networking. La ubicación de su evento establece el tono y la atmósfera para toda la experiencia.

Aquí vienen algunos consejos rápidos para ayudarle en el proceso:

✨ Considere a sus asistentes - Piense en sus invitados y en qué tipo de espacio los haría sentirse cómodo y a gusto.

Si su público está formado por profesionales, busque lugares que ofrezcan un entorno más formal con amplias opciones de asientos.

✨ Elige una buena ubicación - Elija una ubicación central a la que sea fácil acceder mediante transporte público o automóvil. Asegúrese de que haya suficiente estacionamiento cerca si es necesario.

✨Piense en el tamaño del lugar - Es importante seleccionar un lugar que pueda acomodar cómodamente a todos los asistentes.

Demasiado pequeño, y estará apretado, demasiado grande, y puede sentirse vacío.

✨Considere el ambiente y las comodidades - ¿Qué tipo de ambiente quieres para tu evento? ¿Buscas algo formal o informal?l?

¿El lugar ofrece servicios como Wi-Fi, equipo audiovisual o servicios de catering??

Nota: No necesita romper el banco en el alquiler de un lugar caro. Puedes investigar espacios comunitarios como bibliotecas o cafés locales, que pueden ofrecer espacio de reunión gratuito.


Elegir la plataforma virtual adecuada

Organizar un evento virtual es más rentable y sin complicaciones porque no tienes que tener en cuenta el espacio físico y todas las cosas adicionales que lo acompañan.

Además, puede reunir una audiencia global mucho más amplia.

Sin embargo, necesitas encontrar la plataforma de conferencias adecuada que puede respaldar técnicamente su evento y transmitirlo sin problemas.

3. Establecer un presupuesto

Establecer un presupuesto es uno de los pasos más importantes para organizar un evento de networking exitoso.

Sin una planificación adecuada, podría terminar gasto excesivo en cosas innecesarias o quedarse sin fondos a mitad del evento.

Para establecer un presupuesto realista, piense en:

  • Lo esperado Número de asistentes.
  • Tarifas de alquiler del lugar, y cualquier costo adicional, como decoración o equipo audiovisual.
  • Gastos varios, por ejemplo, gastos de transporte, obsequios para ponentes e invitados, catering, etc.

No olvides siempre dejar algo de margen de maniobra en su presupuesto en caso de que ocurra algo inesperado durante el evento.

4. Promociona tu evento

Sin una buena promoción, ni siquiera los mejores eventos tienen posibilidades de éxito.

Cuantas más personas lo sepan, más probable es que asistan y corran la voz en su red.

1. Crea una campaña en las redes sociales

PAGLas plataformas como Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn son excelentes para llegar a un público más amplio.

Crear un hashtag de redes sociales para su evento para que los asistentes puedan compartirlo fácilmente con otros en su red

2. Asociarse con empresas u organizaciones locales

De esta manera puedes aprovechar sus audiencias existentes y potencialmente ganar nuevos asistentes.

3. Utilice el marketing por correo electrónico

Si envía boletines, debe usarlos para correr la voz sobre su evento.

4. Ofrecer incentivos

Ofrezca incentivos para aquellos que traigan amigos o colegas con ellos, tales como boletos con descuento o premios especiales exclusivo solo para referidos.

5. Use aplicaciones de conferencias

Estas aplicaciones ofrecen una manera fácil de conectarse con otros asistentes antes, durante y después del evento, ampliando la red y el alcance.

La promoción de su evento de networking debe ser creativo pero estratégico para maximizar el número de asistentes.

5. Enviar invitaciones

Una vez que haya identificado su lista de invitados, elija un método de invitación adecuado.

Las invitaciones por correo electrónico son fáciles de enviar y rastrear confirmaciones de asistencia, mientras que las invitaciones físicas pueden agregar un toque de formalidad y personalización.

Además, asegúrese de hacer un seguimiento con invitados que no he respondido a sus invitaciones más cerca de la fecha del evento.

6. Crea un Calendario de Eventos

Crear un calendario de eventos no solo será beneficioso para ti, sino también para tus asistentes.

Una vez que sepa cuánto durará su evento, plan como quieres dividir ese tiempo.

Por ejemplo, incluya actividades como rompehielos o ejercicios de formación de equipos para fomentar la interacción entre los asistentes.

También es importante asegurarse de que haya suficiente tiempo de inactividad para que los huéspedes se relajen y establezcan contactos por su cuenta. 

No intente agrupar demasiado en un solo evento; a menudo, menos puede ser más cuando se trata de programar.

Además, comunicar el horario a todos los asistentes de antemaño para que sepan qué esperar.

También les dará algo concreto que esperar, lo que puede ayudar a aumentar las tasas de asistencia.

Nota: Aunque la organización de un evento requiere un enfoque militar, no olvide mantenlo flexible en cierto sentido.

Pueden surgir cosas inesperadas durante el transcurso de su evento que requieran ajustes, por lo que debe mantener la calma y priorizar.

7. Involucre a sus asistentes con actividades y juegos divertidos

Tener actividades o juegos en su evento de networking es una excelente manera de romper el hielo y hacer que la gente interactúe juntos.

Además, también puede hacer que el evento más memorable y agradable para los asistentes.

Al elegir actividades o juegos, considere lo que sería apropiado para su audiencia.

Si usted organizar un evento virtual, tu puedes empezar un chat para romper el hielo antes del evento, y abra el chat antes del evento, para que los asistentes puedan relacionarse y conocerse.

Además, puedes preparar algunos preguntas para romper el hielo para alimentar la conexión.

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Además, puedes organizar trivias, concursos o incluso hacer una ronda de redes de alta velocidad, donde los asistentes cambian de interlocutor cada 10 minutos.

Para obtener más ideas sobre cómo mantener a su audiencia comprometida, acceda a nuestro blog. 10 ideas de redes virtuales que debe implementar hoy.

Sin embargo, no todo el mundo disfruta de las actividades o juegos en grupo así que asegúrese de tener opciones alternativas para aquellos que prefieren socializar en grupos más pequeños o en conversaciones individuales.

Por ejemplo, puede dividir a los asistentes en salas de trabajo, donde es más fácil conectarse con menos personas.

Consejo profesional: Si usted tiene un perfil digital Tapni, por ejemplo, puede compartir inmediatamente el enlace a su perfil, para que su co-orador pueda saber más sobre usted al instante.


8. Entregar premios

Una forma segura de entusiasmar a la gente con su evento de networking es regalar premios.

Evidentemente, no tiene por qué ser nada extravagante, pero ofrecer algunos pequeños obsequios puede contribuir en gran medida a que sus invitados se sientan apreciados y comprometidos.

Y aunque el premio tiene un significado más simbólico, piense un poco en lo que será: considere lo que sería relevante para su audiencia.

Además, la entrega de premios proporciona una oportunidad para un poco de diversión extra. Puede elegir a los ganadores a través de rifas o juegos relacionados con el tema de su evento.

Por ejemplo, tarjetas de presentación digitales, como Tapni, puede actuar como una herramienta de gamificación: la primera persona que escanea el código QR y proporciona alguna información de su perfil obtiene una pequeña recompensa.

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Sea cual sea el método que elija, asegúrese de anunciar los ganadores hacia el final de la noche cuando todos todavía están reunidos.

Esto creará entusiasmo y animará a los asistentes a quedarse hasta el final.

Nota: no te olvides de gracias a sus patrocinadores o aquellos que contribuyeron artículos para el sorteo.

Mostrar gratitud contribuye en gran medida a construir relaciones y establece un tono positivo para futuras colaboraciónes.

9. Haga un seguimiento y obtenga comentarios

Hacer un seguimiento después del evento es un paso crucial, pero muchos anfitriones se olvidan de hacerlo.

Esto te ayuda evaluar el éxito de su evento y identificar áreas de mejora en caso de que decidas albergar otro en el futuro.

¿Sabías que con Tapni puedes programar un recordatorio de seguimiento directamente desde su CRM?

Pensamientos finales

Esperamos que encuentre nuestro 9 consejos sobre cómo organizar un evento de networking práctico y útil, y que la próxima vez que sea un anfitrión, abordará la tarea como un profesional.

No obstante, hay soluciones digitales que pueden ayudarlo a maximizar la creación de redes en su evento y brindarle datos valiosos.

Una de esas soluciones es nuestra Tapni.

¿Cómo puede Tapni ayudarlo a maximizar la creación de redes??

Además de proporcionar tarjetas de presentación digitales totalmente personalizables y accesorios digitales, Tapni alberga un sólido conjunto de características que pueden ayudarlo a navegar su evento más fácilmente:

🔥 Automatice la generación de prospectos y envía tus contactos directamente a tu CRM.

🔥 Obtenga análisis procesables y medir el ROI en los eventos.

🔥 Fácilmente comparte tu información de múltiples maneras a través de enlace, correo electrónico, etc.

🔥 Enviar automáticamente un mensaje a todos los asistentes que se han puesto en contacto contigo o han presentacióndo tu perfil después del evento

🔥Organiza tus nuevos contactos en listas editables significativas.

🔥 Escanear y agregar información de tarjetas de presentación de papel.

🔥 Poner un enlace directo al perfil de la red social que desea que vean sus nuevos contactos.

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🔥 Programar recordatorios de seguimiento para que no olvide comunicarse con sus nuevos contactos.

🔥 Reagrupar a los asistentes y muévalos a otros grupos de un lado a otro, y agregue los llamados marcadores o etiquetas para ordenar aún más sus contactos.

🔥  Y mucho más.

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Preguntas más frecuentes

1. ¿Cómo me preparo para mi primer evento de networking??

La parte clave es hacer una estrategia y planificar con anticipación para no dejar lugar a errores. Considere el tipo de audiencia, el lugar, el presupuesto y las formas en que desea mantenerlos comprometidos.

2. ¿Cómo puedo establecer contactos como un profesional??

Para aumentar su confianza, siempre debe venir preparado para el evento.

Investigue y verifique quiénes son los asistentes y los oradores para obtener una ventaja.

Además, no olvides llevar una tarjeta de presentación digital para que pueda recopilar e intercambiar información de contacto fácilmente.

3. ¿Cómo finalizo una conversación en un evento de networking??

Una forma de terminar una conversación es agradecer a una persona por su tiempo y los valiosos pensamientos que han compartido entre ustedes.

Además, si cree que realmente se conectó bien con la persona, puede intercambiar la información de la tarjeta de presentación digital e inmediatamente programar un seguimiento.

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